Anja en Marit runnen afdeling inkoop als geoliede machine
“Wij doen veel meer dan alleen kantoorartikelen bestellen of spullen rondbrengen”, zegt Anja van der Woning. Samen met Marit van Aken runt zij de afdeling inkoop van Labmicta en LabPON, dat in hetzelfde pand zit. De afdeling is een belangrijke spil in de organisatie met een uiteenlopend takenpakket: bestellingen plaatsen, facturen controleren, contact onderhouden met leveranciers en eventuele claims afhandelen. Anja en Marit onderhandelen met leveranciers over de prijs en levering van nieuwe machines of andere grote aankopen en ze doen bij deze leveranciers regelmatig kwaliteitsaudits. Het beheren van de voorraad in de magazijnen, vol met alle benodigdheden voor het lab maar ook kantoorspullen, valt ook onder de afdeling inkoop. Anja en Marit doen dit samen met Theo Voshaar, die de logistiek op zich neemt. Daarnaast bewaken Anja en Marit de kwaliteit van binnenkomende goederen, want in een medisch laboratorium ligt de lat natuurlijk hoog. Marit: “Voordat artikelen met een nieuw lotnummer naar de labafdelingen gaan, laten we ze eerst testen en valideren om er zeker van te zijn dat ze aan de eisen voldoen.” En die eisen zijn streng. Zelfs het simpelste potje moet een CE-IVD-keurmerk hebben en ook handschoenen moeten aan ISO-normen voldoen.
Drukte en schaarste
De afgelopen twee jaren waren voor de afdeling inkoop heel hectisch. Anja: “Aan het begin van de pandemie stond ik er alleen voor. Ik moest zoveel spullen inkopen voor de COVID-19-diagnostiek. We hadden beperkte opslagruimte, dus weken we uit naar een externe ruimte in Borne. De bestellingen bleven binnenkomen. Probeer dan het overzicht maar te houden. Gelukkig kwam Marit ter ondersteuning. Zij draaide binnen no time mee.” Daar bovenop kwam nog de schaarste aan artikelen. “We gingen van alternatief naar alternatief, voortdurend zoekend naar oplossingen om de boel draaiende te houden. Voldeed het artikel niet aan onze eisen, dan zochten we verder. De laatste tijd schieten de prijzen weer omhoog. We maken constant nieuwe berekeningen en proberen zoveel mogelijk te onderhandelen en in te kopen voor de oude prijs.” Marit: “Inmiddels gaat alles een stuk gestroomlijnder dan in het begin en werken we als een geoliede machine. Wat het najaar ook brengt, we weten wat ons te doen staat.”
Flexibel opstellen
Hoe het team in deze drukke tijden het hoofd koel houdt? “We zijn heel hecht, lachen veel samen en vinden altijd wel een moment van ontspanning.” In de vier jaar dat Anja voor Labmicta werkt, zag ze de organisatie groeien. “We hebben hard gewerkt en het is fijn dat je daarvoor waardering terugkrijgt vanuit het bestuur.” Marit: “In eerste instantie kwam ik tijdelijk. Nu heb ik een vast contract en begin ik binnenkort met de opleiding Nevi 1. Het is mooi dat ik die mogelijkheid hier krijg. Geen dag is hetzelfde, dat maakt het leuk en uitdagend. Je moet je flexibel opstellen en inspelen op wat de dag je brengt. Prioriteit nummer 1 is dat het werk op onze labafdelingen door blijft gaan. Daar doen we dagelijks ons uiterste best voor.”