Anneke, Gerdine en Irma zorgen dat alles achter de schermen goed geregeld is
Salarissen, contracten, verlofdagen… als dit allemaal goed geregeld is zorgt dat voor vertrouwen en tevreden collega’s. De Personeels- en Salarisadministratie (PSA) is mede daarom onmisbaar in onze organisatie. Zij zorgen dat alles achter de schermen goed geregeld is en zijn dus een belangrijke schakel in onze visie op goed werkgeverschap.
Salarisadministratie
Het team – dat ook de personeels- en salarisadministratie voor LabPON regelt – bestaat uit 3 gezichten: Anneke, Gerdine en Irma. Anneke is van dit team met meer dan 25 jaar de langstzittende. Anneke: “Het was precies de functie die ik destijds zocht en na al die jaren werk ik hier nog steeds met veel plezier. We zijn onder andere verantwoordelijk voor de salarisadministratie: het op de juiste manier verwerken van salarissen en veranderingen tijdig doorvoeren. In die jaren is de uitbetaling van het salaris slechts 1 keer bijna misgegaan. De toenmalige manager is in de auto naar de salarisverwerker in Amersfoort gestapt om het alsnog te regelen, net op tijd voor de kerstdagen. Gelukkig is het bij die ene keer gebleven en werkt alles hier als een geoliede machine.”
Op de hoogte blijven
Gerdine kwam 5 jaar geleden aan boord van het team: “Ik had te laat gereageerd op de vacature, maar kreeg gelukkig toch een uitnodiging en zo geschiedde. We hebben veel contact met de HR-adviseurs en ondersteunen hen op administratief vlak in het voorbereiden en uitvoeren van personeelsprocessen. We zorgen voor heldere overzichten en rapportages. Daarmee geven we anderen in de organisatie de juiste inzichten om beslissingen te kunnen nemen of verantwoorden. We volgen daarin de laatste ontwikkelingen en zorgen in samenwerking met de afdeling applicatiebeheer dat onze systemen daarop goed zijn ingericht. We verzamelen relevante stuurinformatie zoals het verzuimpercentage en maken berekeningen en analyses. Naast alle administratieve taken zorg ik dat ik op de hoogte ben van relevante wet- en regelgeving. Denk dan aan pensioen, verloven en natuurlijk de cao.”
Dossiers compleet
Irma is de nieuwste aanwinst van het team en is daarnaast werkzaam bij de receptie. Irma: “Onze afdeling ondersteunt bij het sollicitatieproces. We verzamelen alle sollicitaties, hebben contact met sollicitanten en zorgen dat alles compleet is voor een goede selectieprocedure. Daarnaast beheren we de (digitale) personeelsdossiers en houden deze compleet met alle benodigde documenten, bijvoorbeeld contracten, VOG’s of opleidingscertificaten. Tijdens audits zorgen we dat we die dossiers paraat hebben. Ten slotte ondersteunen we bij organisatiebrede projecten die ook het personeelsproces aangaan. De kennis die ik – mede door mijn werk bij de receptie – van de organisaties heb komt daarbij goed van pas.”
Het werk verandert
In de loop der jaren veranderde er het een en ander in het werk van de PSA. Anneke: “Vroeger werkten we veelal op papier of diskettes. Nu is ons werk veelal gedigitaliseerd met behulp van allerlei handige systemen. Het nadeel daarvan is dat we de collega’s minder vaak op ons kantoor zien. Dus zoeken we de gezelligheid op, bijvoorbeeld in de kantine.” Het team wordt aangestuurd door manager bedrijfsbureau Marjolein. “Ik ben blij met deze 3 toppers. Ze hebben allen hun eigen specialisaties en vullen elkaar daarin goed aan.”
De dames zijn het erover eens dat ze veel voldoening en plezier uit hun werk halen. Gerdien: “De sfeer in ons team en in de 2 organisaties is fijn. Ik waardeer de flexibiliteit en ruimte die ik krijg om mijn werk te doen. En alle extra’s die jaarlijks worden georganiseerd waardoor we onze collega’s ook op een andere manier leren kennen zijn heel waardevol.”