Doreen, Esther, Inge, Irma en Petra: onze receptie helpt je graag verder
‘Goedemiddag, receptie Labmicta.’ Of je nou Doreen, Esther,Inge, Irma of Petra aan de lijn hebt, ze helpen je graag verder. Dat doen ze overigens niet alleen voor Labmicta, maar ook voor LabPON, dat in hetzelfde pand gevestigd is.
Coronalijn
Van dit viertal zit Irma er het langst. “Vlak voor de coronapandemie kwam ik in dienst.” Die periode was hectisch, weet Irma nog goed: “De telefoon stond roodgloeiend. We hebben zelfs een extra coronalijn in het leven geroepen, om zo een scheiding te maken tussen die telefoontjes en de reguliere vragen. Tussendoor sprongen we bij met het vullen van mapjes met coronatesten. Gekkenhuis!”
Stressbestendig
Esther begon midden in die eerste coronagolf. “Ik wist niet van mezelf dat ik zo stressbestendig was, de telefoon ontplofte. Het was een goede vuurdoop om alles snel onder de knie te krijgen.” De telefooncentrale is voor de receptie prioriteit nummer 1. Daarnaast nemen de dames ook post en patiëntmateriaal aan en ontvangen ze bezoekers en leveranciers. Ze registreren deze gasten, voorzien ze van een bezoekerspas of delen werkvergunningen uit. Soms komt er met een koeriersdienst ook spoedmateriaal binnen. Esther: “Dat moet je herkennen en daar moet je gelijk actie op ondernemen: is het intern bekend en naar welke afdeling moet het materiaal toe?” De meeste externe telefoontjes zijn bedoeld voor de medische administratie, pathologen of artsen-microbioloog. “Via de aanwezigheidsregistratie en hun roosters kunnen we inzien wie welke taak heeft of extern is, daar krijg je vanzelf handigheid in. Daar komen ook nog de telefoontjes van collega’s bij, die de receptie gebruiken om intern door te schakelen.”
Visitekaartje
Petra werd 2,5 jaar geleden onderdeel van het team, maar werkt ook al 22,5 jaar voor de medische administratie van LabPON. “Toen er een vacature vrijkwam leek het me een leuke uitdaging. Ik wilde graag meer uren werken en ik ken beide organisaties goed.” Tegelijkertijd begon Doreen. “Door verschillende eerdere functies is klantencontact me niet vreemd en ik ben graag dienstverlenend. Als receptionist ben je voor mensen die bellen of binnenkomen het eerste aanspreekpunt van Labmicta of LabPON. Je bent een visitekaartje voor de organisatie en daarom is het belangrijk om altijd behulpzaam en klantvriendelijk te zijn. Gelukkig zit dat in de aard van ons allen.”
Piekmomenten
De receptie is op werkdagen bereikbaar van 8 uur ’s ochtends tot 6 uur ’s avonds. Er zijn twee shifts op een dag. Overigens wordt het viertal bijgestaan door Inge, die 2 jaar geleden na een dienstverband van ruim 40 jaar met pensioen ging. In geval van nood springt ze graag bij. “Daar zijn we heel blij mee, vooral tijdens de vakanties of als iemand onverwacht niet kan komen. De receptie moet altijd bemand zijn.” Petra: “Soms is het even rustig, maar er zijn ook verschillende piekmomenten op de dag. Dan komen er meerdere telefoontjes achter elkaar en staan er ook mensen voor de balie of de slagbomen. Dan is het van belang om je hoofd koel te houden, maar ik houd wel van die hectiek.” Dat herkent de rest ook. Esther: “Soms is dat lastig, bijvoorbeeld omdat je het telefoontje niet kwijt kunt omdat iemand in gesprek is of niet opneemt. Maar ik zie het ook als een uitdaging: het moet en zal me lukken. Naarmate ik hier langer werk vind ik het eigenlijk steeds leuker worden. Er is altijd reuring en ik weet steeds beter hoe ik iemand zo snel mogelijk kan helpen of naar de juiste persoon kan doorschakelen.”
Soepel
Marjolein Bremmer, manager bedrijfsbureau: “Dit is echt een topteam. Ze zijn professioneel, zelfredzaam en staan voor elkaar klaar. Ik ben er trots op om leidinggevende van deze dames te zijn!” Iedereen is het erover eens: de sfeer in het team is heel goed. “Het is jammer dat we elkaar aflossen en daardoor niet mét elkaar werken,” zegt Doreen. Irma: “Ik ga nog altijd met veel plezier naar mijn werk. Het contact onderling en met andere collega’s is goed en ik vind het fijn om voor beide organisaties te werken. Af en toe maak je ook rare of grappige dingen mee, zoals mensen die denken dat ze hier ter plekke in een potje moeten ontlasten. Maar over het algemeen verloopt de dag soepel en zonder problemen.”